Un raport lunar bun nu începe în dashboard, ci în export. Dacă luna este greșită, fișierul este incomplet sau coloanele au fost modificate manual, rezultatul poate deveni înșelător.
Acest checklist este gândit pentru cabinete de contabilitate: o ordine scurtă, repetabilă, care poate fi aplicată la fiecare firmă clientă.
1. Verifică firma și luna
- • Firma selectată este aceeași cu firma pentru care a fost generat exportul.
- • Luna raportată corespunde perioadei exportate din SAGA.
- • Nu a fost încărcat accidental un export din luna anterioară sau un fișier de test.
- • În lucru multi-company, company switcherul arată aceeași firmă activă.
Cele mai multe greșeli de raportare lunară sunt greșeli de context: firmă greșită sau lună greșită.
2. Pachetul lunar necesar
- • Trial Balance / balanță de verificare pentru KPI-uri și dashboard.
- • Customers / Clients pentru creanțe și facturi neîncasate.
- • Suppliers pentru datorii către furnizori.
- • Dacă un fișier lipsește, zona aferentă din raport trebuie tratată ca incompletă.
BalanceBoard nu inventează date dintr-un export lipsă. Outputul bun începe cu pachetul lunar complet.
3. Calitatea fișierelor înainte de upload
- • Nu modifica manual antetele și structura fișierului.
- • Nu șterge rânduri doar pentru că par inutile la prima vedere.
- • În caz de eroare, re-exportă din SAGA în loc să repari manual fișierul.
O “reparație rapidă” în Excel creează adesea mai multe probleme decât rezolvă.
4. Verificarea rapidă după upload
- • Statusul lunii trece în procesat sau finalizat.
- • KPI-urile principale nu au abateri inexplicabile față de luna anterioară.
- • În Customers și Suppliers apar partenerii așteptați.
- • La eroare, mesajul explică motivul și următoarea acțiune.
O verificare de 30 de secunde este mai ieftină decât corectarea unui raport trimis greșit clientului.
5. Când este baza de raportare pregătită?
- • Cele trei exporturi principale descriu aceeași firmă și aceeași lună.
- • Dashboardul, Customers și Suppliers pot fi citite împreună.
- • Contabilul nu mai caută fișiere, ci formulează concluzii de business.