BalanceBoard
Ghid public

Export din SAGA și încărcare lunară

Ce fișiere exporți din SAGA, ce verifică BalanceBoard la încărcare și ce faci dacă un import nu trece.

BalanceBoard lucrează cu exporturile pe care le faci deja în SAGA: balanța de verificare, clienții și furnizorii. Ghidul arată ce exporți, cum decurge verificarea dinaintea importului și cum corectezi o lună încărcată greșit.

BalanceBoard

Pe scurt

Ce explică ghidul
Ce fișiere exporți din SAGA, ce verifică BalanceBoard la încărcare și ce faci dacă un import nu trece.
Pentru cine este util
Pentru administratorii și contabilii cabinetului care încarcă lunar datele firmelor client. Utilizatorii client nu pot încărca fișiere.
Ce rezultat urmărește
Știi ce trei fișiere exporți, în ce format, ce blochează un import și cum îl repari rapid.

Cele trei exporturi lunare din SAGA

Pentru fiecare firmă și lună încarci trei fișiere exportate din SAGA, toate pentru aceeași perioadă.

Balanța poate fi .csv, .xls sau .xlsx. Pentru clienți și furnizori se acceptă exclusiv noul export .xls detaliat pe facturi. Limita este de 20 MB pe fișier.

  • Balanța de verificare: sursa cardurilor KPI din dashboard (venituri, cheltuieli, rezultat, bancă, casă, taxe).
  • Clienții: soldurile neîncasate pe parteneri și facturi, din care se calculează vechimea creanțelor.
  • Furnizorii: datoriile pe parteneri și facturi, pentru vechimea datoriilor și top 5 furnizori.

Exportul balanței din SAGA, pas cu pas

Pașii rezumă instrucțiunile SAGA pentru exportul balanței. Același ghid, cu capturi de ecran, este disponibil și în aplicație, la prima configurare.

  • 1. Deschide în SAGA firma corectă și intră în Situații – Listări.
  • 2. Deschide Balanța și selectează luna sau perioada dorită.
  • 3. Generează balanța și exportă-o în Excel.
  • 4. Salvează fișierul fără să modifici coloanele, apoi încarcă-l în BalanceBoard la aceeași firmă și aceeași lună.

Ce verifică BalanceBoard înainte de import

Fișierul nu ajunge direct în rapoarte. Mai întâi este verificat și vezi rezultatul: erorile blochează importul, iar avertismentele trebuie confirmate explicit.

  • Blochează importul: fișier gol, rânduri care nu pot fi citite, rânduri de clienți sau furnizori fără cod de partener și un fișier care aparține cel mai probabil altei firme.
  • Cer confirmare: parteneri fără nume, un fișier care ar putea aparține altei firme, o încărcare care ar redenumi mai mulți parteneri existenți sau un număr neobișnuit de mare de parteneri noi.
  • Nu verifică luna: perioada o alegi tu la încărcare și nu este comparată cu datele din fișier. Verifică selectorul de lună înainte să încarci.
  • Un fișier verificat, dar neconfirmat, rămâne valabil 24 de ore. După aceea trebuie încărcat din nou.

Statusul fiecărei luni

Pentru fiecare firmă vezi separat starea celor trei fișiere și starea lunii. Așa observi imediat unde lipsește ceva, chiar și cu multe firme în portofoliu.

  • Procesat: fișierul a fost importat cu succes.
  • În curs: importul este încă în desfășurare.
  • Eroare: fișierul nu a putut fi procesat; încarcă din nou un export corect.
  • Lipsă: fișierul nu a fost încă încărcat. Luna apare ca Lipsă cât timp nu există date, Parțial cât timp doar o parte din fișiere sunt procesate și Gata când sunt procesate toate trei.

Verificare rapidă după import

Un control de 30 de secunde după import prinde greșelile frecvente înainte să le vadă clientul.

  • Firma și luna afișate sunt cele pentru care ai făcut exportul.
  • Veniturile, cheltuielile și rezultatul au ordinul de mărime obișnuit față de luna anterioară; o diferență de 10x indică de obicei o lună sau o firmă greșită.
  • În rapoartele de clienți și furnizori apar partenerii, dacă firma are astfel de solduri.
  • Luna apare ca Gata în cockpitul de închidere lunară.

Dacă un import nu trece

Cauzele tipice sunt un fișier editat manual, un export făcut pentru altă firmă sau altă lună ori un format greșit.

  • Citește rezultatul verificării: numește problema găsită.
  • Exportă din nou din SAGA, pentru aceeași firmă și aceeași lună, fără să editezi fișierul în Excel.
  • Pentru clienți și furnizori folosește noul export .xls detaliat pe facturi; alte formate sunt respinse.
  • Un import nou pentru aceeași lună înlocuiește datele anterioare. Dacă ai încărcat în luna greșită, încarcă acolo exportul corect al acelei luni.

Email automat către client când luna este completă

Când balanța, clienții și furnizorii au fost procesați cu succes pentru aceeași lună, utilizatorii activi ai firmei primesc automat un email.

  • Emailul anunță că datele lunii sunt disponibile și conține linkul către dashboard.
  • Fiecare destinatar îl primește în limba setată în cont: română, maghiară sau engleză.
  • Este separat de raportul lunar PDF, pe care cabinetul îl trimite manual, după previzualizare.

Prima configurare

La primul acces, administratorul cabinetului este ghidat pas cu pas până la primul dashboard. Ghidul poate fi redeschis oricând.

  • Creezi prima firmă și pregătești exportul din SAGA.
  • Ghidul cere obligatoriu doar balanța; clienții și furnizorii pot fi încărcați și mai târziu. Dashboardul arată indicatorii din balanță imediat, marcați ca lună cu date parțiale până la încărcarea celorlalte două exporturi.
  • Deschizi primul dashboard și verifici valorile.
  • Invitarea clientului și a colegilor este recomandată, dar o poți face și ulterior.

Întrebări frecvente

Ce exporturi din SAGA sunt necesare lunar?
Balanța de verificare, clienții și furnizorii, toate pentru aceeași lună. Luna se închide când sunt încărcate toate trei; dacă nu au existat facturi de clienți sau furnizori, se încarcă exportul gol din SAGA.
Ce se întâmplă dacă aleg luna greșită la încărcare?
Luna o alegi tu, iar sistemul nu o compară cu perioada din fișier, așa că verifică selectorul de lună înainte de încărcare. Dacă ai greșit, reîncarcă exportul corect pentru luna afectată: noua încărcare înlocuiește datele acelei luni.
Pot reîncărca o lună deja importată?
Da. După ce noul fișier trece de verificare și confirmi importul, el înlocuiește datele anterioare ale lunii.
Pot încărca un Excel modificat manual?
Nu este recomandat. Coloanele redenumite sau mutate și rândurile șterse pot produce erori la verificare. Exportă din nou din SAGA și încarcă fișierul nemodificat.
Poate clientul să încarce singur fișierele?
Nu. Încărcarea este rezervată administratorilor și contabililor cabinetului; clientul vede rezultatele în dashboard și în rapoarte.

Continuă cu ghiduri conexe

Cum exporți balanța din SAGA în Excel, pas cu pasRapoarte lunare și PDFÎnapoi la pagina principală de documentație